Politique

PRÉAMBULE 

Dans le cadre de la poursuite de sa mission, Vititek doit collecter, utiliser, conserver, communiquer et détruire des renseignements personnels concernant les membres de l’entreprise, les clients et les fournisseurs. Ces renseignements personnels sont confidentiels, à l’exception de ceux qui ont un caractère public aux termes de la Loi. Vititek a donc la responsabilité d’en préserver la confidentialité et de se conformer aux obligations qui lui incombent aux termes de la Loi à leur égard. La Politique sur la gestion et la protection des renseignements personnels vise à mettre en place des mesures concrètes à ces fins.

RESPONSABLE

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est Annie Viger.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Caractère confidentiel des Renseignements personnels 

À l’exception des cas prévus ci-dessous, les renseignements personnels détenus par Vititek sont confidentiels et ils sont soumis aux règles de protection prévues par la Loi. Ils ne sont accessibles qu’aux personnes qu’ils concernent et, au sein de Vititek, qu’aux seules personnes qui ont la qualité pour les recevoir, lorsque ces Renseignements personnels sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Lorsque la personne concernée par un Renseignement personnel a donné son consentement à sa divulgation, un Renseignement personnel cesse d’être confidentiel. Le cas échéant, ce consentement doit être donné expressément, de façon libre et éclairée et être spécifique et limité.

Caractère public de certains Renseignements personnels 

À moins que leur divulgation ne soit de nature à nuire ou à entraver le travail d’un organisme qui, en vertu d’une loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime, les Renseignements personnels ayant un caractère public aux termes de la Loi, sont : 

1. le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d’un membre de l’entreprise; 
2. le nom, le titre, la fonction, l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, d’un membre du personnel de Vititek; 
3. à moins qu’il ne puisse faire l’objet d’une restriction au droit d’accès prévue à la Loi, un renseignement concernant une personne en sa qualité de partie à un contrat de service conclu avec Vititek, ainsi que les conditions de ce contrat; 

COLLECTE, CONSERVATION, UTILISATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Vititek prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection des Renseignements personnels qu’il collecte, utilise, communique, conserve ou détruit, et ce, en fonction, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. 

Collecte des Renseignements personnels 

Vititek ne recueille que les Renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exercice de ses attributions. 

Conservation des renseignements personnels 

Vititek s’assure que les Renseignements personnels qu’il détient sont complets, à jour, et exacts pour servir aux fins pour lesquelles il les recueille ou les utilise. L’accès aux Renseignements personnels détenus par Vititek n’est autorisé, en tout ou en partie, qu’aux membres du personnel pour qui cela est nécessaire aux fins de l’exercice de leurs fonctions. Le site internet ne collecte aucun renseignement personnel direct (seulement témoins) sans l’autorisation de la personne via le service de messagerie.

Utilisation des Renseignements personnels 

Vititek n’utilise les Renseignements personnels qu’il détient qu’aux fins pour lesquelles il les a recueillis, sauf dans l’une ou l’autre des situations suivantes : 

1. il a préalablement obtenu le consentement de la personne concernée par le Renseignement personnel; 
2. l’utilisation est faite à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli; 
3. l’utilisation est faite manifestement au bénéfice de la personne concernée; 
4. l’utilisation est nécessaire à l’application d’une loi au Québec.

Les membres du personnel de Vititek qui utilisent des Renseignements personnels dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions doivent : 

1. limiter l’utilisation qu’ils en font aux fins de l’exercice de leurs fonctions; 
2. s’assurer d’en préserver la confidentialité en toutes circonstances; 
3. informer sans délai leur supérieur immédiat et/ou le Responsable de l’accès de toute situation où la confidentialité de Renseignements personnels pourrait avoir été compromise; 
4. au terme de leur lien d’emploi avec Vititek, ne conserver aucun Renseignement personnel porté à leur connaissance dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions et continuer d’en préserver la confidentialité. 

Destruction des Renseignements personnels 

Vititek détruit de façon sécuritaire les Renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies, sous réserve des lois applicables quant à leur conservation. Les délais de conservation sont disponible sur demande selon la catégorie de renseignements.

COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Vititek ne peut communiquer un Renseignement personnel confidentiel à un tiers sans le consentement de la personne concernée sauf, dans les circonstances suivantes : 

À une personne : 

1. qui est autorisée par la Commission d’accès à l’information, à des fins d’étude, de recherche ou de statistiques; 

À toute personne ou entreprise si cette communication est nécessaire : 

1. pour l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue par la loi; 
2. s’il est, en vertu de la loi, chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement personnel est nécessaire à ces fins; 
3. À l’exercice d’un mandat confié par le client comme l’utilisation de programme comme Ezsign, Quickbook, Google Drive, Click-up et Desjardins.
4. à toute personne susceptible de porter secours à une personne exposée à une situation d’urgence ou à un danger imminent de mort ou de blessures graves pouvant être provoquée(s) par un acte de violence, dont un suicide, s’il existe un motif raisonnable de croire qu’un tel danger la menace et que cela est nécessaire pour le prévenir. Le cas échéant, seuls les Renseignements personnels nécessaires aux fins poursuivies par leur communication doivent être communiqués; 

DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE PAR UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL

Accès 

Les personnes concernées par les Renseignements personnels détenus par Vititek ont le droit d’être informées de l’existence de Renseignements personnels les concernant et d’en recevoir communication, sur demande.

Rectification et destruction

La personne concernée par un Renseignement personnel, peut demander la rectification/destruction du fichier, dans les limites et aux conditions prévues par la Loi. 

Tout membre de l’entreprise qui reçoit une demande d’une telle nature doit la soumettre au Responsable de l’accès. 

POLITIQUE DE TÉMOINS

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Consentement

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COORDONNÉES

Pour des questions et/ou des commentaires sur notre politique de protection de renseignements personnels et notre politique des témoins et cette déclaration, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes :

Vititek

Annie Viger
985, local E, rue Notre-Dame, Lavaltrie, Qc, J5T 1R4
Website: www.vititek.com
Email: info@vititek.com
Numéro de téléphone: 450-586-0448